Klarspråk för företag: skriv så att läsaren förstår på första försöket

De flesta företagstexter är inte svåra för att innehållet är svårt. De är svåra för att de är skrivna av någon som kan ämnet för någon som inte kan det, i ett språk som ligger närmare internt jargong än vanligt tal. Resultatet är offerter som läses två gånger, villkor som ingen förstår och hemsidor där besökaren lämnar utan att veta om hen är på rätt ställe.

Klarspråk är ett svenskt arbetssätt för att undvika det. Det passar lika bra för en hemsida, ett mejl eller en faktura som för en myndighet.

Vad är klarspråk?

Språkrådet beskriver klarspråk som att anpassa ordval, struktur och utformning efter dem som ska läsa. Läsaren ska kunna hitta, förstå och använda informationen. Det är inte ett särskilt språk och det handlar inte om att skriva barnsligt. En text i klarspråk är i regel bara en välskriven text.

För offentlig verksamhet är det ett lagkrav: enligt språklagens elfte paragraf ska språket i offentlig verksamhet vara vårdat, enkelt och begripligt. Privata företag omfattas inte av den bestämmelsen, men Språkrådet påpekar att de också har nytta av att skriva klart, och att råden kan användas av alla organisationer.

Ett användbart sätt att tänka på det kommer från standarden ISO 24495-1, som Språkrådet hänvisar till. Läsaren ska få information som är relevant, kunna hitta den, förstå den och kunna använda den. Fråga er det om varje text: vad ska läsaren kunna göra när hen har läst klart?

Åtta principer

Skriv för en läsare. Vem är det, vad vet hen redan, vad behöver hen göra? Se Målgrupper utan gissningar.
Det viktigaste först. Svara på vad, för vem och vad läsaren ska göra i de första raderna. Bakgrunden kommer efter.
Korta meningar. En tanke per mening. Dela en mening som har tre bisatser.
Vardagliga ord. "Använda" i stället för "nyttja", "köpa" i stället för "förvärva", "börja" i stället för "initiera". Tekniska ord behövs ibland, men förklara dem första gången.
Aktiv form och verb. "Vi skickar fakturan i början av månaden" är tydligare än "Fakturering sker i början av månaden". Verb gör texten konkret, substantiv gör den abstrakt.
Var konkret. Siffror, datum, namn och exempel i stället för "snarast", "löpande" och "i många fall".
Struktur som går att skumma. Rubriker som berättar något, korta stycken, listor för uppräkningar. Se Copywriting för webben.
Undvik förkortningar och interna begrepp. Skriv ut dem, eller byt dem mot ord kunden använder.

Före och efter

Exemplen nedan är konstruerade för att visa mönstret.

Före	Efter
"Vi önskar härmed informera om att utbetalning av ersättning kommer att ske i samband med att erforderlig dokumentation inkommit."	"Vi betalar ut ersättningen när vi har fått dina underlag."
"Vårt kundfokuserade team levererar skräddarsydda helhetslösningar."	"Vi bokför, sköter lönerna och gör bokslutet åt småföretag."
"Bokningar som avbokas inom 24 timmar före avtalad tid debiteras."	"Avbokar du senare än 24 timmar före besöket tar vi betalt för tiden."
"Klicka här för mer information."	"Läs om våra priser"
"Ett fel har uppstått."	"Det gick inte att skicka formuläret. Kontrollera e-postadressen och försök igen."
"Ärendet kommer att hanteras skyndsamt."	"Vi svarar inom en arbetsdag."

Notera vad som skiljer: efter-versionerna är kortare, har ett verb som gör något, säger vem som gör vad, och ger ett datum eller ett nästa steg. Ingen av dem tappar innehåll.

Läsbarhet: mät grovt, bedöm med människor

Det finns mått som ger en fingervisning om hur lättläst en text är, till exempel LIX, som bygger på meningarnas längd och andelen långa ord. Sådana mått är hjälpmedel, inte sanningar: en text kan få bra siffror och ändå vara obegriplig för att ordningen är fel eller för att ni utgår från kunskap läsaren saknar.

Det mest pålitliga testet är människor:

Låt någon utanför läsa och berätta med egna ord vad texten säger och vad hen ska göra.
Läs högt. Där ni snubblar snubblar läsaren också.
Bocka av nyckelmeningarna. Om huvudbudskapet inte syns när ni bara läser rubrikerna behöver strukturen ses över.

Klarspråk och tillgänglighet

Klarspråk hjälper alla, men det gör störst skillnad för dem som har svårt att läsa: personer med dyslexi eller språksvårigheter, personer som lär sig svenska, och alla som läser under tidspress eller på en liten skärm.

Tillgänglighetsriktlinjerna WCAG tar upp detta i kriteriet 3.1.5 Läsnivå, som ligger på nivå AAA, den högsta och inte det som lagkraven bygger på. Det säger att när text kräver mer än lägre högstadienivå av läsaren ska en enklare version eller kompletterande innehåll, till exempel en illustration eller en sammanfattning, finnas tillgänglig. Det är alltså inget krav för de flesta webbplatser, men en bra tumregel. Kraven i lagen om tillgänglighet till digital offentlig service och vilka som omfattas beskrivs i Tillgänglighetslagen: gäller den oss?, och mer om riktlinjerna finns i WCAG för icke-utvecklare.

Några tillgänglighetsvanor som hänger ihop med klarspråk:

Beskrivande länktexter. "Läs om våra priser", inte "klicka här".
Riktiga rubriker med rubrikformat, inte bara fetstil, så att skärmläsare kan navigera.
Förklara förkortningar första gången de används.
Ett språk per text, och markera om en del är på ett annat språk.

Särskilt lättläst svenska är en annan sak än klarspråk: en särskild anpassning för vissa läsare, med ännu enklare ord och kortare texter. Behöver ni det för en viss målgrupp är det bäst att utgå från organisationer som arbetar med lättläst och testa med läsare.

Tydliga rubriker och sidor

På webben läser folk rubriker först. Några regler:

Rubriken ska svara på läsarens fråga, inte bara ange ett ämne. "Så avbokar du" slår "Avbokning".
Ha en huvudrubrik per sida och underrubriker i rätt ordning.
Skriv rubrikerna med samma ord som läsaren söker med. Det hjälper också sökbarheten. Se SEO för kommunikatörer.
Undvik kreativa rubriker som inte säger något om innehållet.

Så får ni klarspråk att fastna i företaget

Det räcker inte med en genomgång. Gör det till rutin:

Välj tre till fem texter som många läser: startsidan, en offert, ett bekräftelsemejl, villkoren. Skriv om dem först.
Samla före-och-efter-exempel från er egen verksamhet i ett dokument. Det lär ut mer än regler.
Skriv in det i tonalitetsriktlinjerna. Se Tonalitet och storytelling.
Utse en person som läser av viktiga texter innan de skickas.
Gå igenom mallar och automatiska mejl en gång per år. De är texterna som skickas oftast, och ingen tittar på dem.
Lyssna på frågorna. Får ni ofta samma fråga av kunder är det en text som inte fungerar. Skriv om den.

Checklista innan ni publicerar

Att kontrollera0 av 8 klara

Vet jag vem som läser och vad hen ska göra efteråt?
Står det viktigaste i början?
Går det att skumma rubrikerna och förstå sammanhanget?
Är meningarna korta och med verb som gör något?
Har jag ersatt interna ord, förkortningar och fackord med ord läsaren använder, eller förklarat dem?
Är påståendena konkreta, med siffror, datum och namn där det går?
Är länktexterna begripliga utanför sin mening?
Har någon utanför läst texten?

AI som hjälp

AI-verktyg kan förenkla en text, föreslå kortare formuleringar och påpeka svåra ord. Men de kan också ändra innebörden, ta bort förbehåll eller göra texten generisk. Be om en förenklad version, jämför den med originalet rad för rad och kontrollera att fakta, villkor och siffror är oförändrade. Se Prompts för kommunikatörer och Arbetsflöde för AI-skrivna texter.

När klarspråk inte räcker

Ibland måste text innehålla juridiska termer eller fackuttryck, till exempel i avtal, villkor eller säkerhetsinformation. Förenkla runt dem, men ändra inte det som är juridiskt avgörande utan att en jurist har tittat på det. Då kan ni lägga en kort sammanfattning i klarspråk överst och låta den exakta texten stå kvar under. Det är ett vanligt och ärligt grepp: läsaren får det viktigaste direkt, och detaljen finns kvar.

Vanliga misstag

Att skriva som man tror att "seriösa" företag skriver. Det blir stelt, inte trovärdigt.
Att förenkla bort innehåll. Klarspråk är att göra det begripligt, inte att utelämna det svåra.
Att börja med bakgrund i stället för det läsaren behöver.
Passiv form och substantivsjuka: "genomförande av granskning" i stället för "vi granskar".
Att glömma de små texterna: felmeddelanden, bekräftelser, knappar och fakturor.
Att bara förenkla orden men behålla en rörig ordning.
Att tro att texten är klar för att den ser bra ut. Testa på någon som inte är insatt.

Vanliga frågor

Är klarspråk samma sak som att skriva enkelt?

Nästan. Det handlar om att skriva begripligt för just den läsare ni har. Ibland betyder det mycket enkelt, ibland att ni får använda fackord eftersom läsaren kan dem. Poängen är att anpassa texten, inte att göra den enkel i alla lägen.

Måste privata företag följa klarspråk?

Språklagens krav gäller offentlig verksamhet. Privata företag har ingen sådan skyldighet, men nytta av att skriva klart. Vilka krav som gäller för just er bransch och era villkor mot konsumenter är en fråga för en jurist eller branschorganisation.

Hur lång bör en mening vara?

Det finns ingen exakt gräns, men om du måste läsa en mening två gånger är den för lång. Dela hellre än att försöka få in allt.

Gör klarspråk texten sämre för sökmotorer?

Nej. Tvärtom brukar tydliga rubriker och vardagliga ord som kunderna själva söker med hjälpa. Se Synas i sök och AI-sök.

Var får jag hjälp?

Språkrådet har råd och verktyg för klarspråk som riktar sig till myndigheter men som kan användas av alla. Börja där, och lägg sedan till era egna exempel.

Sammanfattning

Klarspråk är att skriva för den som läser: det viktigaste först, korta meningar, vardagliga ord, verb som gör något och en struktur som går att skumma. Testa på en människa i stället för att lita på mått. Det hjälper alla läsare och är en del av tillgängligheten, även om WCAG:s läsnivåkriterium bara är en rekommendation på högsta nivån. Börja med de texter som läses mest och bygg en samling av före-och-efter-exempel från er egen verksamhet.