En kommunikationsplan är den praktiska delen av er kommunikation: vad ska göras, av vem och när. Den bygger på en strategi, men är mer konkret. Många söker efter en mall, och det är rimligt, så en sådan finns längre ned. Men en mall hjälper bara om ni fyller den med verkliga beslut.
Strategi eller plan?
De används ofta om varandra, men skiljer sig:
- Strategin svarar på varför och vad: vad ska kommunikationen åstadkomma, för vem och med vilket budskap. Se Kommunikationsstrategi på en A4.
- Planen svarar på hur, när och vem: vilka aktiviteter, i vilka kanaler, med vilken budget och tidplan.
Strategin ändras sällan. Planen ses över ofta. Har ni ingen strategi, börja där.
Vad en bra plan innehåller
- Mål. Vad ska uppnås, med mått och tidpunkt?
- Målgrupper. Vem vill ni nå, och vad behöver de? Se Målgrupper utan gissningar.
- Budskap. Huvudbudskap och belägg.
- Kanaler. Var når ni målgruppen, och vilka ni väljer bort.
- Aktiviteter. Vad som ska göras: kampanjer, innehåll, utskick, webbändringar.
- Tidplan. När, och i vilken ordning.
- Ansvar. Vem gör, vem godkänner.
- Budget och resurser. Pengar och tid.
- Uppföljning. Hur och när ni mäter.
- Risker. Vad kan gå fel, och vad gör ni då?
Mall att kopiera
Kopiera, och fyll i en kolumn i taget.
Grund
| Fråga | Svar |
|---|---|
| Period (till exempel Q1 2027) | |
| Mål (med mått) | |
| Huvudbudskap | |
| Beslutsfattare | |
| Total budget och timmar |
Målgrupper
| Målgrupp | Situation och behov | Vad vi vill att de gör | Var de finns |
|---|---|---|---|
Aktivitetsplan
| Vad | Målgrupp | Kanal | När | Ansvarig | Godkänns av | Mått |
|---|---|---|---|---|---|---|
Uppföljning och risker
| Mått | Startvärde | Mål | Hur ofta vi följer upp | Ansvarig |
|---|---|---|---|---|
| Risk | Sannolikhet och konsekvens | Vad vi gör |
|---|---|---|
Så fyller ni i den
- Fyll i målen först, och låt resten följa av dem. Varje aktivitet ska kunna kopplas till ett mål. Kan den inte det, ta bort den.
- Skriv aktiviteter som går att genomföra och mäta. "Öka synlighet" är ett mål. "Publicera en guide om X den 15 februari" är en aktivitet.
- Var realistisk om kapaciteten. Räkna ärligt på tid. Se Så bygger ni ett årshjul ni faktiskt följer.
- Skriv in godkännande som ett steg. Särskilt för innehåll som tas fram med AI. Se AI i kommunikationen: vad måste en människa godkänna?.
- Välj få mått. Se Nyckeltal för små team.
Marknadsplan eller kommunikationsplan?
En marknadsplan fokuserar på försäljning och marknadsföring: produkt, pris, kanaler och kampanjer. En kommunikationsplan är bredare och kan omfatta intern kommunikation, PR, rykte och krishantering också. För ett litet företag är skillnaden ofta liten, och en enda plan som täcker de viktigaste målgrupperna räcker. Det som är viktigt är att den finns, att den följs och att den ses över.
Håll planen levande
- Titta på planen varje vecka (femton minuter) och gå igenom den varje månad.
- Justera när något ändras. En plan som aldrig ändras har troligen slutat användas.
- Utvärdera varje kvartal och skriv en ny för nästa period utifrån det ni lärt er.
- Förankra med ledningen. Se Så skriver ni ett beslutsunderlag som ledningen faktiskt läser.
Vanliga misstag
- Aktiviteter utan mål.
- För mycket. Planera för det ni hinner med.
- Ingen ägare.
- Ingen uppföljning. Planen blir en önskelista.
- En plan som bara ledningen sett. De som ska genomföra den måste förstå och acceptera den.
Sammanfattning
En kommunikationsplan gör strategin till handling. Skriv mål, målgrupper, budskap, aktiviteter, ansvar, budget och mått, och använd mallen som stöd. Håll den kort, realistisk och levande.